Datganiad Polisi

Dark Olive CIC wedi ymrwymo i ddarparu gwasanaeth o safon i ddysgwyr, cwsmeriaid a gweithwyr, gan weithio mewn ffordd agored ac atebol sy'n meithrin ymddiriedaeth a pharch. Mae’r ffyrdd y gellir cyflawni hyn yn cynnwys:

• parhau i wella’r gwasanaethau a gynigir
• gwrando ac ymateb yn gadarnhaol i farn dysgwyr, cwsmeriaid a gweithwyr
• sicrhau bod pob cwyn yn cael ei hymchwilio a bod unrhyw gamgymeriadau a wneir yn cael eu cywiro.

Datganiad o Egwyddorion

Dark Olive CIC yn anelu at sicrhau bod:

• mae unrhyw un sy'n dymuno gwneud cwyn yn cael cyfle i wneud hynny
• pob cwyn yn derbyn ymateb
• ymdrinnir â phob cwyn yn brydlon, yn gwrtais ac yn gyfrinachol
• dysgir gwersi o unrhyw gŵyn

Dark Olive CIC yn cydnabod y gellir codi pryderon yn anffurfiol. Bydd unrhyw bryderon neu gwynion anffurfiol yn cael eu datrys yn gyflym ac yn broffesiynol.

Efallai y bydd dull anffurfiol o ymdrin â chwyn yn briodol; fodd bynnag, os na chaiff pryderon eu datrys yn foddhaol, yna rhaid dilyn y weithdrefn gwyno ffurfiol.

Diffiniad: Gellir diffinio cwyn fel 'unrhyw fynegiant o anfodlonrwydd sy'n gofyn am ymateb ffurfiol'.

Pwrpas: Bwriad y drefn gwyno ffurfiol yw sicrhau bod pob cwyn yn cael ei thrin yn deg, yn gyson a phryd bynnag y bo modd, yn cael ei datrys i foddhad yr achwynydd.

Dark Olive CIC cyfrifoldebau yw:

• cydnabod unrhyw gwynion ffurfiol yn ysgrifenedig
  ymateb o fewn y cyfnod a nodir
• delio ag unrhyw gŵyn yn rhesymol ac yn sensitif a chymryd camau lle y bo’n briodol

Cyfrinachedd: Ac eithrio mewn amgylchiadau eithriadol, gwneir pob ymdrech i sicrhau bod yr achwynydd a Dark Olive CIC cynnal cyfrinachedd.

Fodd bynnag, efallai y bydd yr amgylchiadau sy'n arwain at y gŵyn yn golygu na fydd yn bosibl cadw cyfrinachedd, (gyda phob cwyn yn cael ei barnu ar ei haeddiant ei hun). Os felly, bydd y sefyllfa'n cael ei hegluro i'r achwynydd.

Trefn Gwyno

Cam Un

Os na ellir datrys cwyn yn anffurfiol, dylai'r achwynydd ysgrifennu/e-bostio'r gŵyn at y Cyfarwyddwr. Dylai'r llythyr/e-bost cwyn nodi manylion y gŵyn, y canlyniadau iddynt o ganlyniad a'r ateb y maent yn ei geisio.

Bydd cwynion yn cael eu cydnabod o fewn dau ddiwrnod gwaith o dderbyn y gŵyn. Bydd pob cwyn yn cael ei hymchwilio gan y Cyfarwyddwr perthnasol.

Fel rhan o ymchwiliadau i gŵyn, gall yr ymchwilydd gynnal cyfweliadau â'r bobl berthnasol dan sylw.

Bydd achwynydd yn cael gwybod am ganlyniad yr ymchwiliad a phenderfyniad o fewn deg diwrnod i gydnabod cwyn. Gellir ymestyn hyn, yn dibynnu ar natur y gŵyn.

Cam Dau

Os nad yw achwynydd yn fodlon â chanlyniad cwyn, gallant ysgrifennu at aelod o'r Bwrdd Bwrdd yn Dark Olive CIC a gofyn i'r canlyniad gael ei adolygu.

Mae aelod o'r Bwrdd yn cydnabod cais am adolygiad o gŵyn o fewn dau ddiwrnod gwaith o dderbyn y cais.

Dark Olive CIC yn anelu at ddatrys pob mater cyn gynted â phosibl, fodd bynnag, gall rhai materion fod yn fwy cymhleth ac felly efallai y bydd angen hyd at ddeg diwrnod i gael eu hail-ymchwilio.

Rhoddir gwybod i achwynydd os bydd unrhyw ymchwiliad i gŵyn yn cymryd mwy na deng niwrnod. Byddant yn cael ymateb interim yn disgrifio'r hyn sy'n cael ei wneud i ymdrin â'u cwyn a phryd y gallant ddisgwyl ateb llawn.

Rhoddir canlyniad cais am adolygiad o gŵyn yn ysgrifenedig i achwynydd.

Cam Tri / Cam Terfynol

Os yw achwynydd yn anfodlon ar yr ateb dilynol gan Dark Olive CIC (cam dau) mae ganddynt y dewis i gysylltu ag aelod arall o'r Bwrdd i adolygu eu cwyn. Yr aelod o'r Bwrdd yn cael y penderfyniad terfynol ar unrhyw gŵyn a wneir i Dark Olive CIC.

Os yw achwynydd yn dal yn anfodlon â chanlyniad ei gŵyn ar y cam olaf hwn, efallai y bydd yn gallu cysylltu â sefydliad dyfarnu perthnasol ynghylch ei gŵyn.

Mae hyn os yw eu cwyn yn ymwneud â phenderfyniad asesu cymhwyster penodol neu fater sicrhau ansawdd o fewn Dark Olive CIC.

Os yw cwyn yn ymwneud ag a Dark Olive CIC penderfyniad neu broses fusnes, bydd canlyniad cam olaf (cam tri) yn cael ei gadarnhau.

Bydd y sefydliad dyfarnu perthnasol yn cynnal ymchwiliad i unrhyw gwynion a dderbynnir, yn unol â'u Polisi Cwynion eu hunain.

Rhaid cadw pob dogfen sy'n ymwneud â chwyn a'i storio'n ddiogel yn Dark Olive CIC. Rhaid i sefydliadau dyfarnu gael mynediad at wybodaeth neu ddogfennau sy'n ymwneud â chwynion pan ofynnir amdanynt.

Os nad yw’r gŵyn yn ymwneud â dyfarniad asesu neu fater sicrhau ansawdd, bydd yr Aelod o’r Bwrdd fydd yn cael y gair olaf. Pob penderfyniad a wneir ar gam tri, gan yr aelod o'r Bwrdd bydd yn derfynol ac yn dod i ben.